Üniversitemizde geri bildirimler, EFQM Modelinin öngördüğü öğrenme, değerlendirme, gözden geçirme ve iyileştirme yaklaşımının temel girdilerinden biri olarak kullanılmaktadır. Öğrenciler, çalışanlar, mezunlar, dış paydaşlar, iş birlikleri, tedarikçiler ve toplumdan alınan geri bildirimler; yalnızca memnuniyet ölçümü amacıyla değil, stratejik kararların alınması, süreçlerin iyileştirilmesi, hizmet kalitesinin artırılması ve sürdürülebilir değer yaratma kapasitesinin güçlendirilmesi için değerlendirilmektedir.
Üniversitemizde geri bildirimler; anketler, danışma kurulları, odak grup görüşmeleri, çalıştaylar, Memnuniyet Yönetim Sistemi, BKYS geri bildirim modülleri, kalite toplantıları, iç tetkikler, öz değerlendirmeler, dış değerlendirme raporları ve saha ziyareti bulguları aracılığıyla toplanmaktadır. Bu veriler; Kalite Komisyonu, Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantıları, stratejik plan izleme-değerlendirme süreçleri, süreç yönetimi toplantıları ve birim kalite çalışmaları kapsamında analiz edilerek iyileştirme faaliyetlerine dönüştürülmektedir. Üniversitenin performans, risk, iyileştirme, paydaş ve memnuniyet yönetimini BKYS üzerinden bütünleşik biçimde yürüttüğü raporda da vurgulanmaktadır.
|
Geri Bildirim Kaynağı |
Kullanım Alanı |
|
EFQM değerlendirme geri bildirimleri |
Güçlü yönlerin korunması, gelişim alanlarının belirlenmesi ve 2023 sonrası iyileştirme planlarının oluşturulması. |
|
YÖKAK, ISO ve dış değerlendirme raporları |
Kalite güvence sistemi, süreç yönetimi, akreditasyon ve standartlara uyum alanlarında iyileştirme yapılması. |
|
Öğrenci geri bildirimleri |
Eğitim-öğretim süreçleri, derslerin yürütülmesi, danışmanlık hizmetleri, AYDEP kullanımı, sosyal imkânlar ve destek hizmetlerinin geliştirilmesi. |
|
Çalışan geri bildirimleri |
Kurum kültürü, liderlik, iç iletişim, çalışma ortamı, görev dağılımı, yetkinlik geliştirme ve süreç katılımının güçlendirilmesi. |
|
Mezun ve işveren geri bildirimleri |
Program çıktıları, istihdam edilebilirlik, sektör beklentileri, müfredat güncellemeleri ve kariyer desteklerinin geliştirilmesi. |
|
Dış paydaş ve iş birliği geri bildirimleri |
Araştırma, toplumsal katkı, bölgesel kalkınma, proje iş birlikleri ve ortak değer üretme süreçlerinin iyileştirilmesi. |
|
Tedarikçi geri bildirimleri |
Satın alma, hizmet alımı, etik ilkeler, sürdürülebilirlik ve tedarik süreçlerinin geliştirilmesi. |
|
Süreç performans sonuçları |
Hedeflerden sapmaların analiz edilmesi, risklerin gözden geçirilmesi ve süreç iyileştirmelerinin planlanması. |
Geri Bildirimlerin İyileştirmeye Dönüştürülme Süreci
|
Aşama |
Açıklama |
|
1. Toplama |
Geri bildirimler anket, MYS, BKYS, toplantı, danışma kurulu, iç tetkik, dış değerlendirme ve saha görüşmeleri yoluyla alınır. |
|
2. Sınıflandırma |
Bildirimler konu, paydaş grubu, süreç, birim, risk düzeyi ve stratejik önceliklerle ilişkilendirilir. |
|
3. Analiz |
Memnuniyet düzeyi, tekrar eden sorunlar, beklentiler, gelişim alanları ve performans göstergeleri birlikte değerlendirilir. |
|
4.Önceliklendirme |
Stratejik etki, paydaş memnuniyeti, risk, kaynak ihtiyacı ve kurumsal fayda dikkate alınarak öncelikli iyileştirme alanları belirlenir. |
|
5. İyileştirme planı oluşturma |
Sorumlu birim, faaliyet, takvim, beklenen çıktı ve izleme göstergeleri tanımlanır. |
|
6. Uygulama ve izleme |
İyileştirme faaliyetleri BKYS üzerinden takip edilir; gerçekleşme durumu ve sonuç etkisi izlenir. |
|
7. Etkililik değerlendirmesi |
Yapılan iyileştirmenin paydaş memnuniyetine, süreç performansına ve kurumsal sonuçlara etkisi analiz edilir. |
|
8. Kurumsal öğrenme |
Başarılı uygulamalar yaygınlaştırılır; elde edilen deneyimler yeni planlama ve karar alma süreçlerine aktarılır. |
Bu yaklaşım sayesinde geri bildirimler, yalnızca kayıt altına alınan görüşler olarak kalmamakta; karar alma, süreç iyileştirme, stratejik planlama, risk yönetimi, performans yönetimi ve paydaş deneyimi yönetimi için doğrudan girdi oluşturmaktadır.
Sonuç olarak, Üniversitemizde geri bildirimlerin kullanımı; EFQM Modelinin temel mantığına uygun olarak dinleme, anlama, analiz etme, iyileştirme ve öğrenme döngüsü içinde yürütülmektedir. Bu sistem, Üniversitemizin paydaş odaklılığını güçlendirmekte, kalite güvence sisteminin canlılığını korumakta ve sürdürülebilir mükemmellik yolculuğuna katkı sağlamaktadır.