Kırşehir Ahi Evran Üniversitesinin EFQM saha ziyareti hazırlıkları, 2023 EFQM 5 Yıldız deneyiminden elde edilen kurumsal öğrenme, 2023 sonrası yürütülen iyileştirme çalışmaları ve 2026 yeniden başvuru hedefleri doğrultusunda planlanmıştır. Hazırlık süreci; üst yönetim sahipliği, Kalite Yönetim Koordinatörlüğü koordinasyonu, kriter takımları, akademik ve idari birimler, öğrenci kalite elçileri, birim kalite koordinatörleri ve paydaş temsilcilerinin katılımıyla yürütülmektedir.
Saha ziyareti hazırlıklarının temel amacı; Üniversitenin EFQM Modeli kapsamında Yön, Uygulama ve Sonuçlar boyutlarındaki kurumsal olgunluğunu değerlendiricilere açık, tutarlı, kanıta dayalı ve bütünleşik biçimde sunmaktır. Bu kapsamda yalnızca başvuru dosyasındaki bilgilerin aktarılması değil; bu bilgilerin sahadaki uygulamalar, birim düzeyindeki yayılım, paydaş deneyimleri, performans sonuçları ve iyileştirme örnekleriyle desteklenmesi hedeflenmektedir.
Üniversitenin kalite güvence sistemi; stratejik planlama, süreç yönetimi, performans yönetimi, risk yönetimi, iyileştirme, doküman, paydaş ve memnuniyet yönetimi gibi alanları BKYS üzerinden bütünleşik biçimde yönetmektedir. Bu nedenle saha ziyareti hazırlıkları da BKYS kayıtları, performans sonuçları, iyileştirme planları, paydaş geri bildirimleri, memnuniyet analizleri ve kanıt dosyaları üzerinden yapılandırılmaktadır.