BKYS (Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi) Nedir?

Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi BKYS) Nedir?

Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi (BKYS), Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi tarafından kurumsal yönetim süreçlerinin takibi amacıyla geliştirilen bir iç kalite güvence sistemidir. Özgün bilgisayar yazılımı olarak tasarlanan Bütünleşik Kalite Yönetim Sisteminin isim hakkı tescili Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından, fikri ve sınai mülkiyet hakkı tescili ise Türk Patent ve Marka Kurumu tarafından yapılmıştır.

BKYS’nin Geliştirilme Nedeni

Bütünleşik Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesinin temel nedeni, Kurumun temel görevlerini yerine getirmek üzere farklı birimler tarafından yürütülen süreçlerin bir disiplin içerisinde ve eşgüdüm halinde yürütmesini sağlayarak bireysel hatalardan kaynaklanan maliyetleri azaltmaktır. BKYS, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 55 inci maddesinde kamu kurumlarına yüklenen idari faaliyetlerin etkili, ekonomik ve hızlı bir çalışma planlaması ve kaynakların korunması, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesine ilişkin görevler ile 

Yükseköğretim Kalite Kurulunun iç kalite güvence sistemleri kurulması yönünde Üniversitelere yüklediği görevlere ilişkin mevzuat hükümleri kapsamında geliştirilmiştir.

BKYS’nin Geliştirilme Süreci

2015 yılında bir iç kalite güvence sistemi kurmak amacıyla bir çalışma başlatmıştır. KYS’nin geliştirilme sürecinde, KALDER ile bir protokol imzalanmış ve profesyonel destek alınmıştır. Üniversite personelinin sürece dahil edilmesi ve birim yöneticilerinin kalite çalışmalarını sahiplenmesi konusunda etkili bir takip sistemi kurulmuş, yapılan çalışmalara üst düzeyde katılım sağlanmıştır. Stratejik Planlama anlayışı ile yürütülen çalışmalar sonucunda, idari süreçlere yönelik İç Kalite Güvence Sistemi kurulmuştur. BKYS’nin geliştirilmesi dört aşamada tamamlanmıştır.

1. Planlama: BKYS Projesinin başlaması ile, Kalite Yönetim Koordinatörlüğü (KYK) ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının yazılım ekibi bir takım oluşturmuş ve projenin planlaması yapılmıştır. KYK tarafından tanımlanan gereklilikler için yazılımın algoritması hazırlanmıştır. Planlama aşamasında şu ilkeler esas alınmıştır:

Kolay Kullanım: Yazılımdaki bileşenlerin kullanımı kolay olacak; özel olarak bilgisayar eğitimi ve geçmişi olmayan kullanıcılar tarafından kolayca kullanılabilecektir. Yazılım, Linux, Unix ve Windows işletim sistemleri üzerinde çalışabilecektir.

Dil Kolaylığı: Kullanıcı ve yönetici ekranları Türkçe olacak, yazılımda ayrıca ikinci bir dil desteği bulunacaktır. Yazılım, SSL sertifikası kullanarak çalışabilmektedir.

Açık Kaynak: Uygulama, açık kaynak Java, Spring Framework, Hibernate, JavaScript, Ajax ve XML teknolojileri kullanılarak web tabanlı olarak geliştirilecektir. Açık kaynak ApacheTomcat 7.0 ve üzeri uygulama sunucuları üzerinde çalışabilecektir.

2. Tasarım: Tasarım aşamasında yönetim sistemlerinin gereklilikleri ele alınmıştır. Bu kapsamda belirlenen ve yazılımda yer alması tasarlanan menüler şunlardır:

• Kullanıcı Yönetimi: Kullanıcıların veri tabanından çekilmesi personel bilgi sisteminden otomatik çekilmesi ve yetkilendirmesinin yapılması.
• Belge Yönetimi: Tüm dokümanların sistemde saklanması ve ortak kullanıma açılması.
• Süreç Yönetimi: Doküman üzerinden takip edilen, süreç yönetim planlaması ve izlenmesine yönelik yazılımın oluşturulması, birimlerin süreçlerini sisteme girmeleri ve yönetmeleri.
• Faaliyet Planı Yönetimi: Doküman üzerinden takip edilen faaliyet planlarının yazılımın oluşturulması ve birimlerin faaliyetlerini sisteme girmeleri ve yönetmeleri.
• Memnuniyet Yönetimi: Paydaşlardan gelen geribildirimleri yazılım üzerinden alınması, birimlere iletilmesi ve izlenmesinin yazılım ile sağlanması.
• Raporlama Yönetimi: İç ve dış değerlendirme, Yönetimi Gözden Geçirme raporları başta olmak üzere ilgili tüm raporların yazılım ile sisteme alınması.
• İyileştirme Yönetimi: İyileştirme planları, düzeltici iyileştirici faaliyetler, anket sonuçlarına yönelik iyileştirmelerin yazılım ile sisteme alınması.
• Risk Yönetimi: Risklerin ve risklere yönelik faaliyetlerin planlanması, gözden geçirilme ve iyileştirmelerin yazılım ile sisteme alınması.
• Anket Yönetimi: Üniversitede yapılan tüm anketlerin sistem üzerinden yapılması, değerlendirilmesi ve raporlanmasının yazılım ile sisteme alınması.

3. Pilot Çalışma ve Testler: İhtiyaçlar doğrultusunda hazırlanan taslak projenin ön uygulaması yapılarak sistemin performansı izlenmiştir. Bu süreçte yaşanan aksaklıkların tespiti yapılarak sistemin revize edilmesi sağlanmıştır. Pilot çalışma sürecinde yapılan işlemler şunlardır:

Sistemin Test Edilmesi: Yazılımın ihtiyaçları karşılayıp karşılayamadığını görmek amacıyla test uygulaması yapılmıştır. Sistemin kullanım kolaylığı ve anlaşılırlığı ile sistemde bulunan hata ve uyumsuzluklar tespit edilmiştir.

Kullanıcıların görüşleri alınmıştır. Testler sonucunda ortaya çıkan aksaklıklar not edilmiştir.

• Yeni Algoritma Geliştirme: Test sonucunda belirlenen hatalara yönelik sistemin bütünlüğünü bozmayacak yeni algoritmalar geliştirilmiştir.
• Sistemin Yeniden Yapılandırılması: Kullanıcılardan gelen hata ve uyumsuzluklara karşılık geliştirilen yeni algoritmalar doğrultusunda hatalar giderilmiştir. Beklenenden uzun sürede gerçekleşen sorgular üzerinde değişiklikler yapılarak SQL optimizasyonu yapılmış ve performans testleri de bu şekilde gerçekleştirilmiştir.
• Sistemin Hayata Geçirilmesi: Sistemde yapılan iyileştirmeler gerçek kullanıcılara açılmıştır. Yönetim süreçlerine ilişkin veriler aktarılmış ve yaygın olarak kullanılmaya başlamıştır. Bu süreçte yine kullanıcıların görüşleri alınmış ve belirli bir plan dahilinde sistemin güncellenmesi yapılmıştır. Kullanıcılardan gelen talepler doğrultusunda makul görülen iyileştirmeler halen devam etmektedir.
• Riskler ve Önlemler: Projenin hayata geçirilmesi sürecinde risk analizi yapılmıştır. Yapılan analizler ve alınan önlemler aşağıda verilmiştir.:
• Planlama Riski: Projenin geliştirilmesine yönelik olarak belirlenen faaliyet planı ve uygulama takvimi için risk analizi yapılmıştır. Takvimde yaşanabilecek aksamalar için ve öngörülen işlemler için B Planı hazırlanmıştır. Uygulamanın tasarlanması sürecinde karşılaşılan hatalar, e-posta yoluyla yazılım ekibine yönlendirilmiştir.
• Kullanım Riski: Projenin hayata geçirilmesinden sonra kullanım esnasında karşılaşılabilecek durumlar ve buna karşı alınabilecek önlemler belirlenmiştir. Bu kapsamda özellikle geliştirme aşamasında asıl verilerin silinmemesi/değiştirilmemesi için test veri tabanı kullanılmış ve bu veri tabanı üzerinden işlemler yapılmıştır. Uygulama sürecinde karşılaşılan hatalar, e-posta yoluyla yazılım ekibine yönlendirilmiştir. E-posta içeriğinde; hata görülen modülün ismi, hata bulunan kodun satır sayısı, kullanıcının ismi gibi bilgilere yer verilmiştir.

BKYS’nin Özellikleri

Ahi Evran Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi, Kırşehir Ahi Evran Üniversitesinin tüm akademik ve idari birimlerindeki yönetim süreçlerine yönelik iş ve işlemlerinin PUKÖ döngüsü içerisinde, ISO 9001-2015 kalite yönetim standartlarına, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemine ve EFQM Modeline uygun olarak yürütülmesi amacıyla geliştirilen iç kalite güvence sistemidir. BKYS, süreç temelli ve bütünleşik bir yapıya sahiptir. 

BKYS, aynı zamanda 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun ve İç Kontrol Standartları ile uyumludur. BKYS yazılımının temel felsefesi, kalite döngüsünü esas alacak şekilde tüm süreçlerin planlaması, uygulanması, kontrolü ve önlem alınarak iyileştirilmesi esasına dayanmaktadır. BKYS, idari ve akademik tüm birimlerin görev alanları ile ilişkili süreçleri ayrıntılı biçimde tanımlayarak, kamu sorumluluğu içerisinde bir plan dahilinde gerçekleşmesini sağlama konusunda elverişli bir altyapıya sahiptir.

BKYS’nin Hedefleri

BKYS’nin hedefi, yasa ile kuruma verilen görevlerin yerine getirilmesi sürecinde iş ve işlemlerin zamanında ve hatasız biçimde yapılmasını sağlamak ve bu sayede kurumun saygınlığını artırmaktır. Bu hedef doğrultusunda projenin alt hedefleri şunlardır:

- Kurum çalışanları arasında kalite kültürünü yaygınlaştırmak

- Süreçlere dayalı yönetim modelini güçlendirmek

- Stratejik Planda belirlenen amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini sağlamak,

- Kurumda iç kalite güvence sistemi geliştirmek

- Performansa dayalı süreç yönetim modeli geliştirmek

- Tüm süreçlerin bütünleşik bir anlayışla yürütülmesini sağlamak

- İzleme sonuçlarına dayalı sürekli iyileştirme sağlamak.

BKYS’nin Katkıları

BKYS; idari ve akademik tüm birimlerin Süreç Yönetimi, Faaliyet Planlarının Yönetimi, Risk Yönetimi, Performans Yönetimi, İyileştirme Faaliyetlerinin Yönetimi, Belge Yönetimi gibi uygulamalarını tek bir merkezden yürütmesine imkân tanımaktadır.

• BKYS, birimlerimizin süreçlerini performansa dayalı yönetimini, faaliyet planlarını oluşturmalarını ve izlemelerini, memnuniyet yönetim sistemi sayesinde sorunların zamanında çözümünü sağlamaktadır.
• BKYS, süreçleri belirgin hale getirerek, alt birimleri süreçlere bağlamakta ve yıllık performans esasına dayalı olarak sürekli iyileştirmeyi sağlamaktır.
• BKYS Sistemi, bir yazılıma bağlı olarak çalışmakta, sorumlu kişi ve yöneticilerin tanımlanmış süreçlere ilişkin performansını sağlamaya odaklanmaktadır. Sistemin güvencesi, oluşturulan komisyonlar ve kurulan organizasyonlar yoluyla düzenli iç değerlendirmelerin yapılması, yönetimi gözden geçirme, geribildirimler ve iyileştirme çalışmalarının kanıta dayalı olarak sistem üzerinden yapılabilmesidir.
• Kalite standartları esas alınarak geliştirilen BKYS, yöneticiler, çalışanlar ve paydaşlar arasında güven duygusu oluşturmakta, sürekli gelişim, verimliliğin arttırılması, çalışan motivasyonunun sağlanması ve iletişimin güçlenmesi gibi faydalar sağlamaktadır.
• BKYS’nin sunduğu avantajlar sayesinde kurumun performansı birim bazında izlenebilmektedir.
• BKYS yazılımı ile Üniversitemizde yönetim sistemlerinin etkinliği sağlanmış, birimlerin performansında iyileşmeler, çalışan ve öğrenci memnuniyetinde artış sağlanmıştır.

BKYS’nin Uygulanması Neticesinde Elde Edilen Sonuçlar

BKYS’nin uygulanması sonucunda performansa dayalı kurumsal yönetim başta olmak üzere süreçlerin yönetimi, faaliyetlerin yönetimi, risk yönetimi, belge yönetimi ve performans yönetimi gibi birçok alanda hataları engelleyerek ekonomik ve zaman maliyetini azaltmıştır. Dahası işlemlerin kalite standartlarına uygun olarak yürütülmesi sonucunda paydaşlar nezdinde kurumun itibarı artmıştır.

BKYS sisteminin kullanımı sonucunda elde edilen sonuçlar:

• Hedefe Dayalı Kurumsal Yönetim: BKYS sistemi hedefe dayalı kurumsal yönetim imkânı sağlamıştır. Kurumsal hedeflerin düzenli olarak takibini yapma
• Zaman Maliyetini Azaltması: Sistemin sayesinde süreçlerin takibi kolaylaşmıştır. Sistem sayesinde birçok işlem bir mekâna veya evraka bağlı kalmaksızın hızlı biçimde yapılabilmektedir.
• Hataların Önlenmesi: BKYS kullanımı ile birlikte hatalı işlemler önemli ölçüde azaltılmıştır. BKYS sisteminde idari süreçlere yönelik her türlü işlem için belirli standartlar getirilmiş, sürecin takibinde kullanılacak iş akışları ve prosedürler hazırlanmıştır. Özellikle personelin görev değişimi sürecinde insan kaynaklı hatalar önlenmektedir.
• Belgelere Hızlı Erişim Sağlaması: BKYS sistemi Üniversitemiz tarafından kullanılan tüm mevzuata hızlı biçimde erişim imkânı vermektedir. Sistem sayesinde Dokümantasyon süreçlerinin yönetiminde iyileşmeler sağlanmıştır. İdari ve akademik süreçlere yönelik tüm belge ve dokümanlar Belge Yönetim Sistemi ile tek bir alanda toplanmıştır. Sistemi kullanma yetkisi olan tüm personel çok hızlı biçimde doğru belgeye/dokümana ulaşabilmektedir.
• Faaliyet Planlarının Takibi: BKYS hedefe dayalı bir yönetim öngörmektedir. Her yıl başında tüm birimler yıllık faaliyet planlarını sisteme girmek zorundadır. Faaliyet planları belirlenirken faaliyetin gerçekleştirileceği ay belirlenmekte, faaliyetin gerçekleşmesinden sorumlu kişiler belirlenmektedir. Bu sayede yıllık faaliyet planlarının takibi kolaylaşmaktadır. Faaliyet gerçekleşme durumu Sistem tarafından otomatik olarak raporlanmaktadır. Bu sayede stratejik planda yer alan herhangi hedeflerin hangi ölçüde gerçekleştiği, hangi birimin hedeflere ne düzeyde ulaştığı görülebilmektedir. Yöneticiler, faaliyet gerçekleşme durumunu sistem üzerinden izleyebilmektedir.
• Stratejik Planın İzlenmesi: Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi ile Üniversitemiz Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleşmeleri, süreç yönetimi ve faaliyet planlarının yönetimi ile sağlanmaya başlamıştır. Her yıl performans programı ile belirlenen amaç ve hedefler, sorumlu birimlerin uygulamalarında gözükmekte, birimler yıl içerisinde gerçekleştirdikleri amaç ve hedeflere yönelik faaliyetlerin gerçekleşme sonuçlarını, verilere dayalı olarak sisteme işleyebilmektedir.
• Performans İzleme/İyileştirme: BKYS sisteminde tüm birimler kendi görev alanlarına yönelik işlemler için tanımlanan tüm süreçlere yönelik yıllık performans parametresi belirlemektedir. Performans gerçekleşmeleri kanıta dayalı olarak sisteme girilmekte, belirli periyotlar halinde performans izlemesi yapılmaktadır. Yılda iki defa düzenli olarak yapılan iç değerlendirme sonucunda performansı düşük olan birimlere geri bildirim verilmekte ve düşük performans için izahat istenmektedir. Gerek performans hedefinin konulması ve gerekse iç değerlendirme sürecindeki izlemeye dayalı olarak gerçekleşmeler hakkında geri bildirimde bulunulması, birimleri hedeflerini gerçekleştirme konusunda daha dikkati davranmaya yöneltmektedir.
• Risklerin Azaltılması: BKYS sistemi tanımlanan her bir süreç ve faaliyet için risk tanımlamasını zorunlu kılmaktadır. Sistem ayrıca tanımlanan risklerin izlenmesini ve ortadan kaldırılmasına yönelik önlemlerin alınmasını gerekli kılmaktadır. Özellikle yılda iki defa yapılan iç değerlendirme esnasında risklerin yönetimi değerlendirilmekte ve bu sayede risklerin kuruma zarar vermedi önlenmektedir. Belirlenen operasyonel risklerin kuruma zarar vermeyecek şekilde yönetimi kolaylaşmıştır. Sistemin kullanılmaya başlamasından itibaren tanımlanan risklerin bertaraf edilmesinde önemli ilerlemeler sağlanmıştır.
• Kurumun İtibarını Artırması: BKYS sistemi ile elde edilen olumlu sonuçlar kurumdan hizmet alanlar üzerinde olumlu etkiler bırakmaktadır. Süreçlerin iyileştirilmesi, hızlandırılması ve hataların azaltılması iç paydaş memnuniyetini önemli ölçüde artırmıştır. Bu durum her yıl düzenli olarak yapılan öğrenci memnuniyet anketlerine ve çalışan memnuniyet anketlerine yansımıştır. Örneğin çalışan memnuniyeti 2017 yılında 3,54, 2018 yılında 3,63, 2019 yılında 3,76, 2020 yılında ise 3,77 olmuştur. 
• Öğrenci memnuniyetinde de benzer artış söz konusudur. Buna göre öğrencilerimizin memnuniyeti 2017 yılında 2,72 iken, 2018 yılında 2,77, 2019 yılında 2,85, 2020 yılında ise 2,99 olmuştur. Elde edilen sonuçlar gerek çalışanların gerekse öğrencilerin dört yıl içerisinde kurumdan memnuniyetinin kayda değer biçimde arttığına işaret etmektedir.