Öğrenci Meclisleri Ve Kalite Elçileri Yönergesi Hakkında Birim Sorumlularına Bilgilendirme Yapıldı
Kırşehir Ahi Evran Üniversitesinde öğrenci katılımını güçlendirmek ve kalite kültürünü öğrenciler arasında yaygınlaştırmak amacıyla yürürlüğe giren Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçileri Programı Yönergesi’nin uygulama esaslarına yönelik bilgilendirme toplantısı gerçekleştirildi.
Merkez Kütüphane Sinema ve Etkinlik Salonu’nda düzenlenen toplantıya Rektör Yardımcısı ve Kalite Yönetimi Koordinatörü Prof. Dr. Hüseyin Şimşek, Rektör Danışmanı ve Kalite Yönetimi Koordinatör Yardımcısı Ekrem Öztürk, Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçileri Programından Sorumlu Öğretim Üyesi Dr. Öğr. Üyesi Songül Eryaşar, Kalite Yönetimi Koordinatörlüğü çalışanları Öğr. Gör. Gizem Koca Ceylan ve Hemşire Kevser Eliküçük ile öğrencisi bulunan akademik birimlerin Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçileri Programından sorumlu akademik personeli katıldı.
Öğrencilerin karar alma süreçlerine katılımı güçlendirilecek
Toplantıda, yeni yönergenin öğrencilerin Üniversitenin karar alma, geri bildirim ve iyileştirme süreçlerine düzenli ve etkili biçimde katılımını sağlamayı amaçladığı belirtildi. Yönergenin öğrenci temsilini bölüm, birim ve Üniversite düzeyinde yapılandırdığı; Öğrenci Kalite Elçileri Programı aracılığıyla da öğrenci temsilini kalite güvencesi süreçleriyle ilişkilendirdiği ifade edildi.
Yeni yapıyla birlikte öğrencilerden alınan görüş ve önerilerin bireysel ve dağınık geri bildirimler olmaktan çıkarılarak seçilmiş temsilciler aracılığıyla düzenli, kayıtlı, izlenebilir ve sonuçları takip edilebilir bir öğrenci katılım mekanizmasına dönüştürülmesi hedefleniyor.
Öğrenci Meclislerinin öğrencilerin görüş, öneri ve taleplerini yönetime taşıyan temsil yapısı olduğu belirtilirken Öğrenci Kalite Elçilerinin kalite kültürünün yaygınlaştırılması, geri bildirimlerin toplanması, kalite faaliyetlerinin planlanması ve öğrencilerin kalite çalışmalarına katılımının sağlanması alanlarında görev üstleneceği aktarıldı.
Temsil yapısı sınıf düzeyinden başlayacak
Toplantıda yönergede tanımlanan temsil yapısı hakkında ayrıntılı bilgi verildi. Buna göre her sınıf düzeyinde öğrenciler kendi sınıf temsilcilerini seçecek. Sınıf temsilcileri Bölüm Öğrenci Meclisini oluşturacak ve meclis üyeleri kendi aralarından Bölüm Öğrenci Temsilcisini belirleyecek.
Bölüm öğrenci temsilcileri ise Birim Öğrenci Meclisini oluşturacak. Birim Öğrenci Meclisi üyeleri arasından oy çokluğuyla Birim Öğrenci Temsilcisi seçilecek. Birim öğrenci temsilcileri, Üniversite Öğrenci Meclisinin doğal üyeleri olacak ve Üniversite Öğrenci Temsilcisinin belirlenmesi sürecine katılacak.
Bölüm ve birim öğrenci temsilcilerinin aynı zamanda kendi düzeylerinde Öğrenci Kalite Elçisi görevini yürüteceği belirtildi. Böylece öğrenci temsilciliği ile kalite elçiliğinin ortak bir yapı içerisinde işlemesi ve öğrencilerin görüşlerinin kalite güvencesi ile iyileştirme süreçlerine doğrudan yansıtılması amaçlanıyor.
Tek programlı akademik birimlerde Bölüm Öğrenci Meclisi oluşturulmayacağı, bu birimlerde öğrencisi bulunan programların sınıf temsilcilerinin doğrudan Birim Öğrenci Meclisini oluşturacağı açıklandı. Tıp Fakültesinde ise Tıp Eğitimi Öğrenci Kurulunun Birim Öğrenci Meclisi olarak kabul edileceği ifade edildi.
Seçimler tutanakla kayıt altına alınacak
Sınıf temsilcilerinin ve Bölüm Öğrenci Meclisi üyelerinin belirlenmesine ilişkin seçimlerin bölüm başkanlıklarının koordinasyonunda yürütüleceği belirtildi. Birim Öğrenci Meclisinin oluşturulması ve birim temsilcisinin seçimi ise ilgili fakülte, enstitü, yüksekokul veya meslek yüksekokulu yönetiminin sorumluluğunda gerçekleştirilecek.
Adaylık başvuruları, seçim duyuruları, seçimlere katılan öğrenciler, kullanılan oylar ve seçim sonuçlarının tutanakla kayıt altına alınması gerektiği vurgulandı. Birim sorumlularından seçim sürecinin şeffaf, katılımcı ve yönergeye uygun biçimde yürütülmesini takip etmeleri istendi.
Toplantıda belirlenen uygulama takvimine göre bölüm ve birim öğrenci temsilcilerinin 2 Ekim 2026 tarihine kadar Kalite Yönetimi Koordinatörlüğüne bildirilmesi, Bölüm ve Birim Öğrenci Meclislerinin ilk toplantılarının ise en geç 9 Ekim 2026 tarihine kadar gerçekleştirilerek kayıt altına alınması kararlaştırıldı.
Bu kapsamda 9 Ekim’e kadar birimlerde program sorumlularının görevlendirilmesi, sınıf temsilcilerinin seçilmesi, Bölüm ve Birim Öğrenci Meclislerinin oluşturulması, bölüm ve birim temsilcilerinin belirlenmesi ve ilk toplantıların yapılması süreçlerinin tamamlanması gerektiği ifade edildi.
Birim program sorumlularının görevleri açıklandı
Her akademik birimde görevlendirilen Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçileri Programı sorumlularının, yönergenin birim düzeyinde uygulanmasını koordine edeceği belirtildi. Program sorumlularının bölüm başkanlıkları, birim yönetimi, öğrenci temsilcileri ve Kalite Yönetimi Koordinatörlüğü arasındaki eşgüdümü sağlaması gerektiği ifade edildi.
Sorumlu akademik personelin seçim ve temsilci bildirim takvimini izlemesi, öğretim elemanları ile öğrencilerin yönerge hakkında bilgilendirilmesini sağlaması ve yürütülen çalışmaların kanıtlarını düzenli biçimde arşivlemesi gerektiği aktarıldı.
Seçim duyuruları, aday başvuru formları, seçim sonuç tutanakları, katılım listeleri, ilk toplantı tutanakları, alınan kararlar ve öğrenci önerilerine ilişkin kayıtların birimler tarafından muhafaza edilmesinin önemli olduğu vurgulandı.
İlk toplantılarda kalite güvencesi ve EFQM Modeli anlatılacak
Bölüm ve Birim Öğrenci Meclislerinin seçimlerden sonraki ilk toplantılarında yönergenin görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin bilgilendirme yapılacağı belirtildi. İlk toplantılarda ayrıca Üniversitenin kalite güvence sistemi, öğrenci geri bildirim kanalları, anketler, iyileştirme mekanizmaları ve EFQM Modeli hakkında öğrencilere bilgi verilmesi istendi.
Meclislerin ilk toplantılarının yalnızca tanışma amacı taşımadığına dikkat çekilerek bu toplantıların öğrenci katılımının düzenli, kayıtlı ve izlenebilir hâle getirilmesinin başlangıcını oluşturduğu ifade edildi. Toplantılarda eğitim-öğretim, sosyal imkânlar ve idari hizmetler hakkındaki öğrenci görüşlerinin alınması ve belirlenen önerilerin ilgili yönetimlere iletilmesi gerektiği aktarıldı.
Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçilerinin, öğrencilerin görüşlerini anketler ve geri bildirim mekanizmaları yoluyla toplaması, öğrenci önerilerinin iyileştirme çalışmalarına dönüşmesini takip etmesi ve yapılan çalışmalar hakkında öğrencilere yeniden bilgi vermesi bekleniyor.
EFQM saha ziyaretinde öğrenci geri bildirimleri önem taşıyor
Toplantıda, 12-16 Ekim 2026 tarihlerinde gerçekleştirilecek EFQM saha ziyareti hazırlıkları da ele alındı. Saha ziyareti sürecinde öğrencilerin Üniversitenin kalite güvence yaklaşımını, katılım mekanizmalarını ve kendi birimlerindeki öğrenci temsilcileri ile kalite elçilerini bilmelerinin önem taşıdığı belirtildi.
Öğrenci Kalite Elçilerinin Üniversitenin kalite kültürünün öğrencilere aktarılmasında aktif görev üstleneceği ifade edildi. Öğrencilerin saha ziyareti sırasında kendi deneyimlerinden hareketle geri bildirim kanallarını, öğrenci görüşlerinin nasıl toplandığını ve bu görüşler sonucunda gerçekleştirilen iyileştirmeleri açıklayabilmelerinin önemli olduğu vurgulandı.
Birim program sorumlularından saha ziyareti öncesinde öğrenci temsilcileri ve kalite elçileriyle bilgilendirme toplantıları yapmaları, öğrencilerin EFQM Modeli ve Üniversitenin kalite çalışmaları hakkındaki farkındalığını artırmaları istendi.
Öğrenci katılımı görünür ve izlenebilir hâle gelecek
Toplantıda konuşan Rektör Yardımcısı ve Kalite Yönetimi Koordinatörü Prof. Dr. Hüseyin Şimşek, kalite güvence sisteminin en önemli unsurlarından birinin öğrencilerin karar alma ve iyileştirme süreçlerine etkin katılımı olduğunu belirtti.
Yeni yönergeyle birlikte öğrenci katılımının sistematik bir yapıya kavuşturulduğunu ifade eden Prof. Dr. Şimşek, öğrenci meclisleri ve kalite elçilerinin yalnızca görüş bildiren değil, aynı zamanda önerilerin sonuçlarını takip eden aktif kalite paydaşları olması gerektiğini vurguladı.
Öğrenci görüşlerinin alınması kadar bu görüşlere verilen karşılıkların ve yapılan iyileştirmelerin öğrencilere duyurulmasının da önemli olduğunu belirten Prof. Dr. Şimşek, yeni temsil yapısının öğrencilerin Üniversiteye aidiyetini ve kalite kültürüne katkısını güçlendireceğini ifade etti.
Toplantı, birim sorumlularının uygulama sürecine ilişkin sorularının cevaplandırılması ve seçim takviminin değerlendirilmesiyle sona erdi.
| İlişki Alanı | İlgili Kriter/Süreç | Açıklama |
|---|---|---|
| EFQM | Kriter 3: Paydaşların Bağlılığını Sağlama | Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçileri Programı; öğrencilerin bölüm, birim ve Üniversite düzeyinde temsil edilmesini, görüş ve önerilerinin karar alma süreçlerine yansıtılmasını ve kalite çalışmalarına aktif katılımını sağlaması bakımından paydaş bağlılığıyla ilişkilidir. |
| KİDR | A.4.1 İç ve Dış Paydaş Katılımı | Öğrenci temsilcilerinin seçimle belirlenmesi, öğrenci meclislerinin oluşturulması ve öğrenci görüşlerinin kalite güvencesi, karar alma ve iyileştirme süreçlerinde kullanılması, iç paydaş katılımı mekanizmalarıyla ilişkilidir. |
| ISO Standartları | TS EN ISO 9001:2015 – Madde 4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması Madde 7.4 İletişim | Öğrencilerin ihtiyaç ve beklentilerinin temsilciler, meclisler, anketler ve geri bildirim kanalları aracılığıyla belirlenmesi; görüşlerin ilgili yöneticilere iletilmesi ve sonuçların öğrencilere duyurulmasıyla ilişkilidir. |
| Üst süreç | 3.0 – Dönüşümü Yönetmek | Öğrenci katılımının seçime, temsile, kayıtlı geri bildirime ve iyileştirme takibine dayalı kurumsal bir yapıya dönüştürülmesi, Üniversitenin kalite kültürünü ve kurumsal dönüşümünü desteklemektedir. |
| Ana süreç | 3.5 – Kalite Sistemlerinin Yönetimi | Öğrenci Meclisleri ve Kalite Elçileri Programı’nın yönergeye uygun biçimde uygulanması; temsilcilerin belirlenmesi, toplantıların kayıt altına alınması ve öğrenci geri bildirimlerinin kalite iyileştirmelerinde kullanılması kalite sistemlerinin yönetimiyle ilişkilidir. |