1. BÖLÜM: GENEL BİLGİLER (*)

Marka Adı: Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi (BKYS)

Kullanım Alanı: Kamu ve Özel Sektör Kurum ve Kuruluşları

Markanın Konusu: Kalite Yönetim Sistemi

MARKANIN KISA ÖZETİ 

Ülkemizde kalite kültürünün yaygınlaştırılması son on yılda önem kazanmıştır. Ancak kurumların hizmet kalitesinin artırılması ve kalıcı bir yapıya kavuşturulması kalite güvence sisteminin geliştirilmesine bağlıdır. Kalite Güvence Sistemi kurmalarının temel amacı, hizmet ve ürünlerin niteliğinin artırılmasıdır. 

Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi 2015 yılında iç kalite güvence sistemleri kurma yönünde kapsamlı bir çalışma başlatmıştır. Üniversite yönetiminin kararlı iradesi ve Stratejik Planlama anlayışı ile yürütülen çalışmalar sonucunda, Üniversitemizde biri eğitim-öğretim diğeri idari ve yönetim süreçlerine yönelik İç Kalite Güvence Sistemlerini kurmuştur. Üniversitemizde uygulanmakta olan kalite güvence sistemleri, Yükseköğretim Kalite Güvence Sistemi, ISO 9001-2015 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemi, EFQM Mükemmellik Modeli esas alınarak geliştirilmiştir. Geliştirilen kalite güvence sistemleri 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun bir gereği olan İç Kontrol Standartları ile uyumludur.

Üniversitemiz tarafından geliştirilen kalite güvence sistemi, süreç temelli ve bütünleşik bir yapıya sahiptir. Kamu hizmetlerinin verimliliğini artırmak ve kurumsal kapasiteyi etkin biçimde kullanarak hizmet standardını yükseltmeyi amaçlayan iç kalite güvence sistemimizin adı “Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi” (BKYS)’dir. 

Geliştirilen yazılımın temel felsefesi, kalite standartlarını kapsayan ve kalite döngüsünü esas alacak şekilde tüm süreçlerin planlaması, uygulanması, kontrolü ve önlem alınarak iyileştirilmesini esas almaktadır. Geliştirilen sistemin en önemli özelliği, verimlilik konusunda eleştirilen kamu kurumlarının süreçlerini belirgin hale getirerek alt birimleri süreçlere bağlamak ve yıllık performans esasına dayalı olarak sürekli iyileştirmeyi sağlamaktır. Kullanılan yazılım, idari ve akademik tüm birimlerin görev alanları ile ilişkili süreçleri ayrıntılı biçimde tanımlayarak, kamu sorumluluğu içerisinde bir plan dahilinde gerçekleşmesini sağlama konusunda elverişli bir altyapı sunmaktadır. Bu sayede yöneticiler, kurumun performansını birim bazında görebilmektedir. 

Geliştirilen sistem, birimlerimizin disiplin içerisinde faaliyet planlarını oluşturmalarını ve izlemelerini, süreçlerin performansa dayalı yönetimini ve memnuniyet yönetim sistemi sayesinde sorunların zamanında çözümünü sağlamaktadır. Sistemin güvencesi, oluşturulan komisyonlar ve kurulan organizasyonlar yoluyla düzenli iç değerlendirmelerin yapılması, yönetimi gözden geçirme, geribildirimler ve iyileştirme çalışmalarının kanıta dayalı olarak sistem üzerinden yapılabilmesidir. Üniversitemiz tarafından 2017 yılında hayata geçirilen “Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi” yazılımı ile Üniversitemizde yönetim sistemlerinin etkinliği sağlanmış, birimlerin performansı ile çalışan ve öğrenci memnuniyetinde kayda değer artışlar sağlanmıştır.

2. MARKA HAKKINDA BİLGİLER 

Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi, üstlendiği kamu hizmeti faaliyetlerini sürekli gelişme esasına uygun olarak yürütmeyi Kalite Politikası olarak benimsemiştir. Benimsediği kalite politikasının gereği olarak üstlendiği görevlerin ve sunduğu hizmetlerin etkinlik ve verimlilik esasına göre yürütülmesi Üniversitenin temel ilkesidir. Bu doğrultuda sunduğu hizmetleri paydaş memnuniyetini esas alan bir anlayış içerisinde yürütmektedir. Üniversitemiz, sürdürülebilirliği güvence altına alınmış güçlü bir sistem kurma ihtiyacı duymuştur. Bu amaçla 2017 yılında Süreç Temelli Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi geliştirilmiştir. Sistem, bir yazılıma bağlı olarak çalışmakta, sorumlu kişi ve yöneticilerin tanımlanmış süreçlere ilişkin performansı sağlamasına odaklanmaktadır. Sistem; idari ve akademik tüm birimlerin Süreç Yönetimi, Faaliyet Planlarının Yönetimi, Risk Yönetimi, Performans Yönetimi, İyileştirme Faaliyetlerinin Yönetimi, Belge Yönetimi gibi uygulamalarını tek bir merkezden yürütülmesine imkân tanımaktadır. 

1. Markanın Geliştirilme Nedeni, Tanımı ve Kapsamı

Bütünleşik Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesinin temel nedeni, Kurumun temel görevlerini yerine getirmek üzere farklı birimler tarafından yürütülen süreçlerin bir disiplin içerisinde ve eşgüdüm halinde yürütmesini sağlayarak bireysel hatalardan kaynaklanan maliyetleri azaltmaktır. Kalite standartlarını esas alınarak geliştirilen Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi, yöneticiler, çalışanlar ve paydaşlar arasında güven duygusu oluşturmakta, sürekli gelişim, verimliliğin arttırılması, çalışan motivasyonunun sağlanması ve iletişimin güçlenmesi gibi faydalar sağlamaktadır.

‘Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi’’, Kırşehir Ahi Evran Üniversitesinin tüm akademik ve idari birimlerindeki yönetim süreçlerine yönelik iş ve işlemlerinin PUKÖ döngüsü içerinde, ISO 9001-2015 kalite yönetim standartlarına, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemine ve EFQM Modeline uygun olarak yürütülmesi amacıyla geliştirilen iç kalite güvence sistemidir. BKYS sisteminin özgün taraflarından bir 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Sistemini kapsıyor olmasıdır. 

Markanın geliştirilme gerekçesi, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 55 inci maddesinde kamu kurumlarına; idari faaliyetlerin etkili, ekonomik ve hızlı bir çalışma planlaması ve kaynakların korunması, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesine ilişkin görevler ile Yükseköğretim Kalite Kurulunun iç kalite güvence sistemleri kurulması yönünde Üniversitelere yüklediği görevlere ilişkin mevzuat hükümleri kapsamında kurumun yürüttüğü iş ve işlemlere ilişkindir.

2. Markanın Hedefleri

Markanın hedefi, yasa ile kuruma verilen görevlerin yerine getirilmesi sürecinde iş ve işlemelerin zamanında ve hatasız biçimde yapılmasını sağlamak ve bu sayede kurumun saygınlığını artırmaktır. Bu hedef doğrultusunda projenin alt hedefleri şunlardır:

• Kurum çalışanları arasında kalite kültürünü yaygınlaştırmak
• Süreçlere dayalı yönetim modelini güçlendirmek
• Stratejik Planda belirlenen amaç ve hedeflerin gerçekleşmesini sağlamak, 
• Kurumda iç kalite güvence sistemi geliştirmek
• Performansa dayalı süreç yönetim modeli geliştirmek
• Tüm süreçlerin bütünleşik bir anlayışla yürütülmesini sağlamak
• İzleme sonuçlarına dayalı sürekli iyileştirme sağlamak

3. Yönetimin Liderliği

2015 yılından itibaren İç Kalite Güvence Sistemlerinin kurulması Üniversitemizin temel politikası olarak belirlenmiştir. Üniversitemizde uygulanan İç Kalite Güvence Sistemleri, Rektörlüğümüzün iradesi ve sahiplenmesiyle kapsamlı bir planlama sonucunda hayata geçirilmiştir. Yarı özerk yapıya sahip olan Üniversiteler yeni bir uygulamayı hayata geçirirken öncelikle mevzuat engeliyle karşılaşırlar. Rektörlüğümüz, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunun Üniversitelere tanıdığı yetkiler çerçevesinde, Üniversitemiz iç kalite güvence sistemlerinin geliştirilmesinde gerekli yasal düzenlemeler konusunda proaktif bir tutum sergilemiştir. Bu çerçevede çeşitli yönergeler ve komisyonların kurulması için Üniversite Senatosunu harekete geçirmiştir. Öte yandan Kalite Güvence Sistemlerinin kurulmasında gerekli olan insan kaynağı ve mali kaynakların hayata geçirilmesinde Rektörlüğümüzün kararlı duruşu etkili olmuştur. Bu süreçte Türkiye’de kalite kültürünün gelişmesinde önemli bir yere sahip olan KALDER ile bir protokol imzalanmış ve iç kalite güvence sisteminin kurulmasında profesyonel destek alınmıştır. Bu kapsamda Üniversitenin tüm personeline kalite eğitimleri verilmiş, kendi birimlerinde yürütülen kalite çalışmalarında katılımları sağlanmıştır. Üniversite personelinin sürece dahil edilmesi ve birim yöneticilerinin kalite çalışmalarını sahiplenmesi konusunda üst yönetim olarak etkili bir takip sistemi kurulmuş, yapılan çalışmalara üst düzeyde katılım sağlanmıştır. Karşılaşılan güçlüklerin aşılması ve gerekli mali desteğin sağlanması konusunda yönetimin iradesi yol açıcı olmuştur. Yönetimin kararlığı iç kalite güvence sisteminin kurulmasını kolaylaştırmıştır. Ancak profesyonel bir anlayış ve uzun bir çalışma gerektiren bu tür çalışmaların planlı biçimde yürütülmesi gerekmektedir. Bu nedenle hedeflenen çalışmaların başarıya ulaşmasını güvence altına alacak bir yol tercih edilmiştir. Rektörlüğümüz tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda, önceki yönetim tarafından hazırlanan Stratejik Planın Üniversitemizde iç kalite güvence sistemlerinin kurulmasına yönelik vizyondan uzak olduğu, farklılaşma stratejisi ve konum tercihinin de çalışmaların yürütülmesinde zorluk oluşturacağı kanaatine varılmıştır. Mevcut Stratejik Planın yenilenmesine karar verilmiş; hazırlanan yeni Stratejik Planda iç kalite güvence sistemlerinin geliştirilmesinde yol gösterici olmuştur. Yeni Stratejik Planın hazırlık çalışmaları kapsamında yapılan analizlerde Üniversitemiz kalite yönetim sisteminin yetersiz olduğu tespiti yapılarak, Üniversitenin temel değerlerine kalite ve verimlilik ilkesi eklenmiştir. Ayrıca Stratejik Planın Farklılaşma Stratejisi tanımlanırken kalite odaklı olmak hedefi vurgulanmış, Konum Tercihi Girişimcilik olarak belirlenmiştir. Öte yandan stratejik plan yönlendirme kurulu tarafından belirlenen dört maddelik temel politikadan birisi ulusal ve uluslararası alanda akreditasyona sahip üniversiteler arasına girmek şeklinde tanımlanmıştır. Ayrıca Temel Yetkinlik Tercihi kısmında kaliteyi önceleyen bir yönetim anlayışı tespiti yapılmıştır. Stratejik Planda belirlenen politika kapsamında projenin hayata geçirilmesi amacıyla Rektörlük nezdinde Kalite Komisyonu kurulmuştur. Ayrıca operasyonel süreçleri yönetmek üzere bir rektör yardımcısı başkanlığında Kalite Yönetim Koordinatörlüğü ve koordinatörlüğe bağlı, süreç komisyonu, risk komisyonu, iç değerlendirme ekibi gibi destek birimleri oluşturulmuştur. Proje, Kalite Yönetim Koordinatörlüğü ve diğer destek birimlerinin ortak çalışması sonucunda tamamlanmıştır. 

4. Çalışma Yöntemi ve Kullanılan Teknikler

3.4.1 Projenin Detaylandırılmış Faaliyet Planı ve Uygulama Takvimi

2. Planlama ve Uygulama Aşamalarında Kullanılan Yöntem ve Teknikler

1. Planlama: Projenin başlaması ile birlikte, Kalite Yönetim Koordinatörlüğü (KYK) ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığının yazılım ekibi bir takım oluşturmuş ve projenin planlaması yapmıştır. Planlama kapsamında öncelikle, uygulanmakta olan yönetim sistemlerinin işleyişi belirlenmiş ve yazılım kapsamındaki gereklilikler tanımlanmıştır. KYK tarafından tanımlanan gereklilikler için yazılımın algoritması belirlenmiştir.  Bu süreçte yazılımın kurgusu yapılmış; sistemde hangi parametrelerin yer alacağı, hangi kodlama ve veri tabanının kullanılacağına karar verilmiştir. Bu kapsamda şu ilkeler belirlenmiştir:

• Kolay Kullanım: Yazılımdaki bileşenlerin kullanımı kolay olacak; özel olarak bilgisayar eğitimi ve geçmişi olmayan kullanıcılar tarafından kolayca kullanılabilecektir. Yazılım, Linux, Unix ve Windows işletim sistemleri üzerinde çalışabilecektir.
• Dil Kolaylığı: Kullanıcı ve yönetici ekranları Türkçe olacak, yazılımda ayrıca ikinci bir dil desteği bulunacaktır. Yazılım, SSL sertifikası kullanarak çalışabilmektedir.
• Açık kaynak: Uygulama, açık kaynak Java, Spring Framework, Hibernate, Javascript, Ajax ve XML teknolojileri kullanılarak web tabanlı olarak geliştirilecektir. Açık kaynak Apache Tomcat 7.0 ve üzeri uygulama sunucuları üzerinde çalışabilecektir. 
• Uygulamada, PostgreSql veri tabanı kullanılacaktır.

2. Uygulama: Yazılımın geliştirilmesi sürecinde yönetim sistemlerinin gereklilikleri ele alınmıştır. Bu kapsamda belirlenen ve yazılımda yer alacak işlemler/menüler şunlardır:

• Kullanıcı Yönetimi: Kullanıcıların veri tabanından çekilmesi personel bilgi sisteminden otomatik çekilmesi ve yetkilendirmesinin yapılması. 
• Belge Yönetimi: Yönetim sistemlerinin gereği olarak kullanılan tüm dokümanların yazılama alınması ve ortak kullanıma açılması.
• Süreç Yönetimi: Doküman üzerinden takip edilen, süreç yönetim planlaması ve izlenmesine yönelik yazılımın oluşturulması, birimlerin süreçlerini sisteme girmeleri ve yönetmeleri.
• Faaliyet Planı Yönetimi: Doküman üzerinden takip edilen faaliyet planlarının yazılımın oluşturulması ve birimlerin faaliyetlerini sisteme girmeleri ve yönetmeleri.
• Memnuniyet Yönetimi: Paydaşlardan gelen geribildirimleri yazılım üzerinden alınması, birimlere iletilmesi ve izlenmesinin yazılım ile sağlanması.
• Raporlama Yönetimi: İç ve dış değerlendirme, Yönetimi Gözden Geçirme raporları başta olmak üzere ilgili tüm raporların yazılım ile sisteme alınması.
• İyileştirme Yönetimi: İyileştirme planları, düzeltici iyileştirici faaliyetler, anket sonuçlarına yönelik iyileştirmelerin yazılım ile sisteme alınması.
• Risk Yönetimi: Risklerin ve risklere yönelik faaliyetlerin planlanması, gözden geçirilme ve iyileştirmelerin yazılım ile sisteme alınması.
• Anket Yönetimi: Üniversitede yapılan tüm anketlerin sistem üzerinden yapılması, değerlendirilmesi ve raporlanmasının yazılım ile sisteme alınması.

3. Pilot Çalışma ve Testler: İhtiyaçlar doğrultusunda tasarlanan taslak projenin ön uygulaması yapılarak sistemin performansı izlenmiştir. Bu süreçte yaşanan aksaklıkların tespiti yapılarak sistemin revize edilmesi sağlanmıştır. Pilot çalışma sürecinde yapılan işlemler şunlardır:

• Sistemin Test Edilmesi: Yazılımın ihtiyaçları karşılayıp karşılayamadığını görmek amacıyla test uygulaması yapılmıştır. Sistemin kullanım kolaylığı ve anlaşılırlığı ile sistemde bulunan hata ve uyumsuzluklar tespit edilmiştir. Kullanıcıların görüşleri alınmıştır. Testler sonucunda ortaya çıkan aksaklıklar not edilmiştir. 
• Yeni Algoritma Geliştirme: Test sonucunda belirlenen hatalara yönelik sistemin bütünlüğünü bozmayacak yeni algoritmalar geliştirilmiştir. 
• Sistemin Yeniden Yapılandırılması: Kullanıcılardan gelen hata ve uyumsuzluklara karşılık geliştirilen yeni algoritmalar doğrultusunda hatalar giderilmiştir. Beklenenden uzun sürede gerçekleşen sorgular üzerinde değişiklikler yapılarak SQL optimizasyonu yapılmış ve performans testleri de bu şekilde gerçekleştirilmiştir.
• Sistemin Hayata Geçirilmesi: Sistemde yapılan iyileştirmeler gerçek kullanıcılara açılmıştır. Yönetim süreçlerine ilişkin veriler aktarılmış ve yaygın olarak kullanılmaya başlamıştır. Bu süreçte yine kullanıcıların görüşleri alınmış ve belirli bir plan dahilinde sistemin güncellenmesi yapılmıştır. Kullanıcılardan gelen talepler doğrultusunda makul görülen iyileştirmeler halen devam etmektedir. 

4. Riskler ve Önlemler: Projenin hayata geçirilmesinde risk analizi yapılmıştır. Yapılan analizler ve alınan önlemeler aşağıda verilmiştir.:

• Planlama Riski: Projenin geliştirilmesine yönelik olarak belirlenen faaliyet planı ve uygulama takvimi için risk analizi yapılmıştır. Takvimde yaşanabilecek aksamalar için ve öngörülen işlemler için B Planı hazırlanmıştır.  Uygulamanın tasarlanması sürecinde karşılaşılan hatalar, e-posta yoluyla yazılım ekibine yönlendirilmiştir.
• Kullanım Riski: Projenin hayata geçirilmesinden sonra kullanım esnasında karşılaşılabilecek durumlar ve buna karşı alınabilecek önlemler belirlenmiştir. Bu kapsamda özellikle geliştirme aşamasında asıl verilerin silinmemesi/değiştirilmemesi için test veri tabanı kullanılmış ve bu veri tabanı üzerinden işlemler yapılmıştır. Uygulama sürecinde karşılaşılan hatalar, e-posta yoluyla yazılım ekibine yönlendirilmiştir. E-posta içeriğinde; hata görülen modülün ismi, hata bulunan kodun satır sayısı, kullanıcının ismi gibi bilgilere yer verilmiştir. 

5. Elde Edilen Sonuçlar

3.5.1. Markanın Uygulanmasından Elde Edilen Sonuçlar

BKYS’nin uygulanması sonucunda hedefe dayalı kurumsal yönetim başta olmak üzere süreçlerin yönetimi, faaliyetlerin yönetimi, risk yönetimi, belge yönetimi ve performans yönetimi gibi birçok alanda hataları engelleyerek ekonomik ve zaman maliyeti azaltmıştır. Dahası işlemlerin kalite standartlarına uygun olarak yürütülmesi sonucunda paydaşlar nezdinde kurumun itibarı artmıştır. Aşağıda BKYS sisteminin kullanımı sonucunda elde edilen olumlu sonuçlar açıklanmıştır:

• Hedefe Dayalı Kurumsal Yönetim: BKYS sistemi hedefe dayalı kurumsal yönetim imkânı sağlamıştır. Kurumsal hedeflerin düzenli olarak takibini yapma
• Zaman Maliyetini Azaltması: Sistemin sayesinde süreçlerin takibi kolaylaşmıştır. Sistem sayesinde birçok işlem bir mekâna veya evraka bağlı kalmaksızın hızlı biçimde yapılabilmektedir.  
• Hataların Önlenmesi: BKYS kullanımı ile birlikte hatalı işlemler önemli ölçüde azaltılmıştır. BKYS sisteminde idari süreçlere yönelik her türlü işlem için belirli standartlar getirilmiş, sürecin takibinde kullanılacak iş akışları ve prosedürler hazırlanmıştır. Özellikle personelin görev değişimi sürecinde insan kaynaklı hatalar önlenmektedir.
• Belgelere Hızlı Erişim Sağlaması: BKYS sistemi Üniversitemiz tarafından kullanılan tüm mevzuata hızlı biçimde erişim imkânı vermektedir. Sistem sayesinde Dokümantasyon süreçlerinin yönetiminde iyileşmeler sağlanmıştır. İdari ve akademik süreçlere yönelik tüm belge ve dokümanlar Belge Yönetim Sistemi ile tek bir alanda toplanmıştır. Sistemi kullanma yetkisi olan tüm personel çok hızlı biçimde doğru belgeye/dokümana ulaşabilmektedir.
• Faaliyet Planlarının Takibi: BKYS hedefe dayalı bir yönetim öngörmektedir. Her yıl başında tüm birimler yıllık faaliyet planlarını sisteme girmek zorundadır. Faaliyet planları belirlenirken faaliyetin gerçekleştirileceği ay belirlenmekte, faaliyetin gerçekleşmesinden sorumlu kişiler belirlenmektedir. Bu sayede yıllık faaliyet planlarının takibi kolaylaşmaktadır. Faaliyet gerçekleşme durumu Sistem tarafından otomatik olarak raporlanmaktadır. Bu sayede stratejik planda yer alan herhangi hedeflerin hangi ölçüde gerçekleştiği, hangi birimin hedeflere ne düzeyde ulaştığı görülebilmektedir. Yöneticiler, faaliyet gerçekleşme durumunu sistem üzerinden izleyebilmektedir.
• Stratejik Planın İzlenmesi: Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi ile Üniversitemiz Stratejik Planında yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleşmeleri, süreç yönetimi ve faaliyet planlarının yönetimi ile sağlanmaya başlamıştır. Her yıl performans programı ile belirlenen amaç ve hedefler, sorumlu birimlerin uygulamalarında gözükmekte, birimler yıl içerisinde gerçekleştirdikleri amaç ve hedeflere yönelik faaliyetlerin gerçekleşme sonuçlarını, verilere dayalı olarak sisteme işleyebilmektedir.
• Performans İzleme/İyileştirme: BKYS sisteminde tüm birimler kendi görev alanlarına yönelik işlemler için tanımlanan tüm süreçlere yönelik yıllık performans parametresi belirlemektedir. Performans gerçekleşmeleri kanıta dayalı olarak sisteme girilmekte, belirli periyotlar halinde performans izlemesi yapılmaktadır. Yılda iki defa düzenli olarak yapılan iç değerlendirme sonucunda performansı düşük olan birimlere geri bildirim verilmekte ve düşük performans için izahat istenmektedir. Gerek performans hedefinin konulması ve gerekse iç değerlendirme sürecindeki izlemeye dayalı olarak gerçekleşmeler hakkında geri bildirimde bulunulması, birimleri hedeflerini gerçekleştirme konusunda daha dikkati davranmaya yöneltmektedir.
• Risklerin Azaltılması: BKYS sistemi tanımlanan her bir süreç ve faaliyet için risk tanımlamasını zorunlu kılmaktadır. Sistem ayrıca tanımlanan risklerin izlenmesini ve ortadan kaldırılmasına yönelik önlemlerin alınmasını gerekli kılmaktadır. Özellikle yılda iki defa yapılan iç değerlendirme esnasında risklerin yönetimi değerlendirilmekte ve bu sayede risklerin kuruma zarar vermedi önlenmektedir. Belirlenen operasyonel risklerin kuruma zarar vermeyecek şekilde yönetimi kolaylaşmıştır. Sistemin kullanılmaya başlamasından itibaren tanımlanan risklerin bertaraf edilmesinde önemli ilerlemeler sağlanmıştır. 
• Kurumun İtibarının Artırılması: BKYS sistemi ile elde edilen olumlu sonuçlar kurumdan hizmet alanlar üzerinde olumlu etkiler bırakmaktadır. Süreçlerin iyileştirilmesi, hızlandırılması ve hataların azaltılması iç paydaş memnuniyetini önemli ölçüde artırmıştır. Bu durum her yıl düzenli olarak yapılan öğrenci memnuniyet anketlerine ve çalışan memnuniyet anketlerine yansımıştır. Örneğin çalışan memnuniyeti 2017 yılında 3,54, 2018 yılında 3,63, 2019 yılında 3,76, 2020 yılında ise 3,77 olmuştur. Öğrenci memnuniyetinde de benzer artış söz konusudur. Buna göre öğrencilerimizin memnuniyeti 2017 yılında 2,72 iken, 2018 yılında 2,77, 2019 yılında 2,85, 2020 yılında ise 2,99 olmuştur. Elde edilen sonuçlar gerek çalışanların gerekse öğrencilerin dört yıl içerisinde kurumdan memnuniyetinin kayda değer biçimde arttığına işaret etmektedir. 

3.5.2. Sonuçların Başka Projelerin Geliştirilmesine Katkısı: BKYS projesinin hayata geçirilmesi sonucunda eğitimde kalite güvence sistemi projesi başlatılmıştır. Eğitimde kalite güvence sisteminin temel süreçleri BKYS üzerinden yürütülmektedir. Ancak Eğitimde Kalite Güvence Sistemi için ayrı bir Koordinatörlük kurulmuş, eğitim-öğretim süreçlerinin yürütülmesinde kullanılan Ahi yeterliğe Dayalı Dijital Eğitim Portalı (AYDEP) isimli Öğrenme Yönetim Sistemi yazılımı geliştirilmiştir. 

3.5.3. Marka ile İlgili Açıklamalar

1. Markanın Özgün Yanları: BKYS Projesi, Üniversitemizde kullanılan personel yönetim sistemi ve öğrenci bilgi sisteminden işlev ve kapsam bakımından farklı olup kendi yazılım ekibimiz tarafından gerçekleştirilen ve kalite yönetim süreçlerine odaklanan özgün bir yazılımıdır. 
2. Markanın Ülkenin Fikri Sermayesine ve İnovasyon Kapasitesine Sağladığı Katkı: BKYS projemiz, kapsam ve işlevleri bakımından, kısıtlı özelliklere sahip diğer kalite yönetim sistemi yazılımlarından farklı olup, bu konuda Fikri Sermaye olarak Faydalı Model patent başvurusu yapılmıştır.
3. Markanın İyi Uygulama Örneği ve Yaygınlaştırılabilir Olma Potansiyeli: Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi projemiz, Yükseköğretim Kurulu (YÖK), Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK), Cumhurbaşkanlığı İnsan Kaynakları Başkanlığı, Jandarma Sahil Güvenlik Komutanlığına ve çok sayıda Üniversite rektörüne ve on üç üniversitenin Kalite Komisyonlarına, model uygulama olarak sunulmuştur. Projemiz, Yükseköğretim Kalite Kurulu (YÖKAK) tarafından iyi uygulama örneği olarak değerlendirilmiş ve Yükseköğretim Kalite Kurulunun yapmış olduğu programda, rektörümüz tarafından 150 Üniversite rektörüne tanıtılmıştır.

3. BÖLÜM: EK BİLGİLER

1. Üniversitemizde Verimliliği Artırmaya Yönelik Faaliyetlerin Organizasyonel Yapısı:

İşletmemizde verimliliği artırmaya yönelik olarak kalite politikalarına yön veren Kalite Komisyonu ile kalite süreçlerinin yönetiminden sorumlu Kalite Yönetim Koordinatörlüğü kurulmuştur. Koordinatörlüğe bağlı Süreç ve Risk Yönetimi Alt Komisyonu, Değerlendirme ve Geliştirme Alt Komisyonu ve Kalite Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Alt Komisyonu ve İç Kontrol İzleme, Yönlendirme Alt Komisyonu ve EFQM Modeli Alt Komisyonu bulunmaktadır. Ayrıca birimlerde kalite süreçlerinin takibini yürüten Birim Kalite Komisyonları ile Kurum Öz Değerlendirme Alt Komisyonu bulunmaktadır. Üniversitemizde eğitim-öğretim süreçlerine yönelik iç kalite güvence sistemi olarak kurulan Eğitimde Kalite Güvence Sistemi Koordinatörlüğü ve bu koordinatörlüğe bağlı destek ofisleri ve komisyonlar bulunmaktadır.

2. Üst Yönetimin Verimliliği Artırmaya Yönelik Stratejileri ve Gelecek Planları: Üniversitemiz kamu yönetiminde verimliliği arttırmaya yönelik olarak geliştirdiği yönetim kalite güvence sisteminin işlevselliğini artırmayı planlamaktadır. Şimdilik üst birimler ve bağlı alt birimler tarafından kullanılan BKYS sisteminin bireyler tarafından kullanımına yönelik çalışmalar yürütülmektedir. 2022-2026 Stratejik Planında verimlilik tüm birimler ve bireyler için temel hedef olarak belirlenmiştir. Gelecek dönemde BKYS sisteminin yaygınlaştırılması halen kullanılmakta olan formların sistem üzerinden oluşturulması ve dijital yönetim alanının genişletilmesi planlanmaktadır. Sistemin kapsamının genişletilmesi kapsamında anket yönetim sisteminin iyileştirilmesi, akreditasyon yönetim sistemi ve Etik Kurul Yönetim sisteminin entegre edilmesi planlanmaktadır. Sistemin kalıcılığını artırılması amacına dönük olarak Gelecek dönemde Ulusal Kalite Hareketine katılım ve EFQM ödülü için başvuru yapılması planlanmıştır.
3. Projenin Yürütülmesi Sırasında Alınan Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri: Bütünleşik Kalite Yönetim Sistemi projemizin planlanma, yazılım ve uygulama süreçlerinde, dışarıdan alınan eğitim ve danışmanlık hizmetleri bulunmamaktadır. Kalite Yönetim Sisteminin kurulması sürecinde, Türkiye Kalite Derneğinden (KALDER) danışmanlık hizmeti alınmıştır.