Kırşehir Ahi Evran Üniversitesinin EFQM başvurusuna hazırlık süreci; üst yönetim sahipliği, Kalite Yönetim Koordinatörlüğü koordinasyonu, kriter liderleri, akademik ve idari birimler, öğrenci kalite elçileri, birim kalite koordinatörleri ve EFQM takım üyelerinin katılımıyla yürütülen kapsamlı bir kurumsal seferberlik olarak tasarlanmıştır.
Hazırlık sürecinin temel amacı; Üniversitenin EFQM Modeli kapsamında Yön, Uygulama ve Sonuçlar boyutlarındaki kurumsal olgunluğunu bütüncül biçimde ortaya koymak, 2023 sonrası iyileştirme çalışmalarını kanıtlarıyla görünür kılmak ve 2026 değerlendirme sürecine güçlü bir başvuru dosyasıyla hazırlanmaktır. Üniversitenin kalite güvence sistemi; stratejik planlama, süreç yönetimi, performans yönetimi, risk yönetimi, iyileştirme, paydaş ve memnuniyet yönetimini BKYS üzerinden bütünleşik biçimde yürüttüğü için hazırlık süreci de bu bütünleşik yapı üzerinden planlanmıştır.
|
Hazırlık Aşaması |
Yürütülen Çalışmalar |
|
1. Üst yönetim kararı ve sahiplenme |
EFQM yeniden başvuru süreci üst yönetim düzeyinde sahiplenilmiş; hazırlıkların tüm akademik ve idari birimleri kapsayacak şekilde yürütülmesine karar verilmiştir. |
|
2. Organizasyon yapısının oluşturulması |
Kalite Yönetim Koordinatörlüğü koordinasyonunda kriter liderleri, kriter ekipleri, birim kalite koordinatörleri, öğrenci kalite elçileri ve birim EFQM takım üyeleri sürece dâhil edilmiştir. |
|
3. Bilgilendirme ve farkındalık toplantıları |
Üniversite üst yönetimi, akademik ve idari birim yöneticileri, öğrenci kalite elçileri, birim kalite koordinatörleri ve EFQM takım üyelerine yönelik bilgilendirme toplantıları planlanmıştır. Bu toplantıların Kalite Saati uygulaması kapsamında çevrim içi ve yüz yüze yürütülmesi öngörülmüştür. |
|
4. Başvuru dosyasının gözden geçirilmesi |
EFQM kriterleri doğrultusunda hazırlanan başvuru dosyası; yaklaşım, yayılım, değerlendirme, gözden geçirme, iyileştirme, kanıtlar ve sonuçlar açısından ayrıntılı biçimde incelenmiştir. |
|
5. Kanıtların derlenmesi ve eşleştirilmesi |
Stratejik plan, KİDR, YGG raporları, iç tetkik sonuçları, memnuniyet analizleri, süreç performans sonuçları, iyileştirme planları, paydaş geri bildirimleri ve BKYS kayıtları EFQM kriterleriyle ilişkilendirilmiştir. |
|
6. Birim düzeyinde yayılımın sağlanması |
Akademik ve idari birimlerin EFQM Modelini kendi faaliyetleriyle ilişkilendirmeleri sağlanmış; birimlerden yaklaşım, uygulama, sonuç ve iyileştirme kanıtları toplanmıştır. |
|
7. Gelişim alanlarının belirlenmesi |
2023 EFQM değerlendirme geri bildirimleri, iç değerlendirme sonuçları, performans göstergeleri ve paydaş algı sonuçları dikkate alınarak gelişim alanları belirlenmiştir. |
|
8. İyileştirme faaliyetlerinin izlenmesi |
Belirlenen iyileştirme faaliyetleri BKYS üzerinden planlanmış, sorumluları atanmış, gerçekleşme durumları izlenmiş ve sonuçları değerlendirilmiştir. |
|
9. Saha ziyareti hazırlıkları |
Saha ziyareti sürecinde görüşülecek paydaş grupları, toplantı oturumları, sunum içerikleri, kanıt dosyaları ve birim hazırlıkları koordine edilmiştir. |
|
10. Kurumsal iletişim ve yazışmalar |
Hazırlık çalışmalarının tüm birimlere duyurulması, resmi yazıların hazırlanması ve sürece ilişkin görev dağılımlarının kurumsal olarak bildirilmesi sağlanmıştır. |
Hazırlık sürecinde özellikle kanıta dayalı anlatım esas alınmıştır. Üniversitenin yalnızca ne yaptığı değil; bu yaklaşımların nasıl yaygınlaştırıldığı, nasıl izlendiği, hangi sonuçları ürettiği ve bu sonuçlara göre hangi iyileştirmelerin yapıldığı ortaya konulmuştur. Böylece başvuru dosyası, kurumsal uygulamaların tanıtıldığı bir metin olmanın ötesinde, Üniversitenin kalite güvence sistemi olgunluğunu gösteren bütünleşik bir değerlendirme dokümanı hâline getirilmiştir.
Sonuç olarak, Üniversitemizin EFQM hazırlık süreci; üst yönetim liderliği, Kalite Yönetim Koordinatörlüğü koordinasyonu, birimlerin aktif katılımı, BKYS destekli kanıt yönetimi, paydaş katılımı ve sürekli iyileştirme yaklaşımıyla yürütülen sistematik bir kurumsal hazırlık sürecidir. Bu süreç, Üniversitemizin 2026 EFQM başvurusunu yalnızca bir değerlendirme hazırlığı olarak değil, kalite kültürünü derinleştiren ve kurumsal öğrenmeyi güçlendiren bir gelişim fırsatı olarak ele aldığını göstermektedir.